Gestão de eventos: 7 dicas imperdíveis para tudo fluir sem estresse

A gestão de eventos pode ser uma tarefa extremamente desgastante, principalmente se não priorizamos a organização. Apesar de ser um desafio, é possível tirar suas ideias do papel sem estresse, mantendo sua vida em equilíbrio.

Além da organização, a inteligência conta muito para que você não absorva a pressão de produzir o evento, o que pode até atrapalhar a realização dele.

Neste artigo, você vai conhecer 7 dicas para manter a cabeça no lugar enquanto organiza um evento.

1. Planeje as tarefas de forma realista

A principal dica para evitar estresse e ter um projeto sob controle é se organizar. Para isso, existem diversos métodos de organização pessoal, templates em aplicativos de produtividade próprios para gestão de eventos e os velhos papel e caneta.

No caso da produção de um evento, você pode dividir a realização dele em diversas tarefas, com subtarefas. Basta destrinchar algo maior em pequenas tarefas, mais fáceis de serem concluídas. Além de uma lista com essas atribuições, use uma agenda ou calendário para marcar compromissos, como visitas técnicas ou reuniões com fornecedores.

É importante fazer um planejamento de forma realista para que você não tenha surpresas conforme a realização do evento evolui. Isso inclui definir bem os prazos para a realização de tarefas e classificá-las por prioridade.

Mas não adianta planejar e listar os afazeres se você não consegue realizá-los, não é? Isso é o mais importante em qualquer método de organização. Priorize a execução, e não a organização. Para evitar a procrastinação e estimular a disciplina, lembre-se sempre do propósito de realizar determinada tarefa. Assim, você retoma a consciência do por que é importante cumpri-la.

Com essas boas práticas, você já tem o básico de uma estratégia de gestão do tempo, que também inclui a capacidade de dizer não, de delegar tarefas e de fazer apenas uma por vez.

2. Mantenha uma boa relação com a equipe

Mesmo que seja pequeno, organizar um evento por conta própria já é difícil. Agora, imagine a experiência estressante que é ter que lidar com uma equipe sem sintonia em prol do mesmo objetivo. 

Sendo assim, não importa se é uma festa de confraternização da empresa ou um casamento, o time deve ser bem-orientado e saber o que é esperado de cada um.

Para escolher quem deve fazer o que, leve em conta as habilidades dos integrantes e pense em que função determinada pessoa pode fazer o seu melhor — com isso, você consegue criar uma boa relação com todos. No caso de confraternizações pessoais, você pode contar com a ajuda dos parentes.

Ter as tarefas bem-organizadas, as funções bem-definidas e uma comunicação fluida ajuda a evitar muitos problemas de relacionamento. Com uma tabela de controle compartilhada, você monitora o avanço da produtividade de cada um e faz cobranças quando necessário.

Ao contar com um time integrado, lembre-se de sempre procurar delegar as tarefas. Afinal, você não precisa ser responsável por tudo, principalmente por minúcias. Como organizadora do evento, priorize questões mais abrangentes.

3. Fortaleça sua inteligência emocional

O termo “inteligência emocional” foi criado pelo psicólogo e jornalista Daniel Goleman. Explicando de forma simples, ela é a nossa capacidade de passar por problemas sem comprometer a estabilidade emocional e  saber reconhecer suas emoções e as das outras pessoas. Durante períodos de crise ou projetos estressantes, essa habilidade pode fazer a diferença para manter a vida equilibrada.

Para fortalecer a inteligência emocional, comece com o autoconhecimento: faça uma análise das suas qualidade e limitações e entenda como sua mente reage quando se defronta com determinadas questões. Assim, você consegue agir de forma menos reativa às situações do dia a dia.

Quando se trata de lidar com outras pessoas, a inteligência emocional pode ser uma aliada porque ela nos dá jogo de cintura e capacidade de adaptação, duas características muito importantes para quem está planejando um evento.

4. Tenha uma reserva financeira

Fazer um orçamento prévio de quanto seu projeto vai custar faz parte da fase de planejamento. No entanto, não podemos esquecer que imprevistos acontecem. Nem sempre encontramos um fornecedor com o preço que imaginávamos ou o produto ideal. Nessas horas, custos maiores podem surgir.

Para não comprometer o progresso do projeto, tenha uma reserva financeira destinada a essas emergências. Se você preferir contar com uma ajuda profissional, pode contratar consultorias que vão indicar as melhores práticas de planejamento financeiro para o seu evento.

5. Use e abuse da tecnologia

Como vimos acima, é importante ter controle da progressão das tarefas e das funções de cada membro da equipe. A tecnologia pode ajudar muito com isso; afinal, existem softwares próprios para a organização de eventos e aqueles superversáteis que administram qualquer projeto da vida pessoal ou profissional, como o Evernote e o Trello.

Escolha aquele que mais combina com seu estilo, mas procure os que permitem uma visão geral. As planilhas são boas opções para o controle financeiro, de estoque e de relacionamento com fornecedores. Na internet, você encontra modelos prontos para organização de eventos.

6. Antecipe os problemas

No período de pré-produção, vale a pena gastar um tempo pensando no que pode vir a dar errado lá na frente. Assim, você evita o estresse de lidar com uma crise nos momentos finais. Mapeie os riscos e defina, mesmo que superficialmente, um plano B viável. Assim, você tem diferentes planos de ação para diferentes cenários problemáticos.

7. Relaxe

Não dá para se manter produtivo sem um tempo para você. Por isso, seja organizada e encontre um tempo para relaxar. Se tudo estiver sob controle, vai ser mais fácil ainda descansar nesses momentos, pois aí não haverá espaço para a culpa. Organize suas tarefas, cumpra os prazos e reserve alguns momentos na semana para se presentear.

Agora você já conhece as principais formas de manter o equilíbrio emocional enquanto faz gestão de eventos. O segredo para tudo fluir sem estresse está na organização: planeje suas tarefas, cuide para manter uma equipe integrada e use a tecnologia a favor da sua produtividade. Assim, independentemente do evento, você sabe que manterá as coisas sob controle!

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