Principais tipos de eventos corporativos e seus objetivos

São tantos tipos de eventos corporativos existentes no mercado que fica difícil saber exatamente em que eles se diferenciam, quais suas características, objetivos e como optar por cada um deles.

Além disso, os formatos mais tradicionais e padronizados deram lugar a modelos mais descontraídos, que incluem atividades de entretenimento.

Essa nova maneira de fazer eventos contribui significativamente para o resultado final, como por exemplo:

• Melhorando a concentração dos participantes;
• Retenção de conhecimento;
• Aproximação das marcas com seu público.

Ainda assim, são os objetivos do evento que determinam nossa escolha. Por exemplo, se a empresa trabalha com revendas e precisa se aproximar dessas empresas parceiras, deverá optar pelo formato que mais favoreça essa intenção e usar recursos compatíveis com ela — com destaque para os tecnológicos.

O que é um evento corporativo?

Evento corporativo é um modelo que promove a interação entre participantes, que pode ser utilizado para trazer novos conhecimentos para o público, desenvolver o relacionamento com clientes e parceiros além de vários outros objetivos que podem ser alcançados.

A importância dos eventos corporativos.

11 tipos de eventos corporativos

Para ajudar você a conhecer cada um dos tipos de eventos corporativos, vamos sanar todas as dúvidas que podem existir sobre cada um. Ao final da leitura, você vai saber diferenciar cada um deles muito melhor do que a imensa maioria das pessoas.

Conheça agora a lista que preparamos para você com 11 tipos de eventos corporativos e seus objetivos:

1. Congressos

Congressos são grandes eventos que ocorrem em um período determinado. Normalmente, esse prazo gira em torno de uma semana, mas eles também podem ocorrer durante alguns dias

Eles podem receber diversos nomes e modelos diferentes, as tipologias de eventos. Por isso, existe hoje vários tipos de eventos corporativos acontecendo todos os dias.

Durante sua execução podem acontecer várias atividades — como se fossem pequenos eventos internos. Assim, eles englobam palestras, mesas redondas, simpósios, debates, entre outros similares sobre os quais falaremos abaixo.

Você provavelmente já notou que alguns congressos são anunciados como internacionais, nacionais ou regionais — o que é outra de suas características.

Os internacionais incluem eventos com participação de integrantes de outros países em seus painéis, comissões ou nas outras atividades que os compõe.

O objetivo da promoção dos congressos é o enriquecimento científico e cultural dos participantes e, para isso, eles reúnem entidades, universidades ou associações de classe.

É comum que eles possuam uma temática baseada em um interesse específico do grupo para o qual eles são destinados, incluindo a divulgação de tendências de setores específicos.

Por isso, todas as atividades são elaboradas respeitando um tema determinado, de forma a abordar de maneira mais abrangente o conhecimento sobre o assunto.

Em todos os casos de eventos de porte, é muito importante fornecer informações completas para os participantes, no que destacamos a importância de um site para o evento.

2. Convenções

Esses eventos são muito semelhantes aos congressos, mas com uma participação mais intensa dos presentes. A ideia é que haja maior interação e envolvimento nas atividades. Por isso, são muito usados para promover encontros entre os colaboradores de uma empresa, sendo muito comum entre equipes de venda.

Mas também são bastante usados por entidades empresariais ou políticas, com o objetivo de desenvolver ações em defesa de interesses comuns.

Existem, por exemplo, as convenções coletivas, que são reuniões organizadas com a participação de representantes de classes trabalhistas. Elas ocorrem para que seus membros negociem detalhes como piso salarial, benefícios e regras gerais a serem adotadas nas relações de trabalho.

Ou seja, existem tipos diferentes de convenções. No caso das de vendas, que citamos, elas podem reunir distribuidores e representantes além dos vendedores. O objetivo é promover um produto ou serviço, mostrando suas características, para que os participantes possam efetuar melhor o seu trabalho.

Além dessas, também existem as de congraçamento, as de final de ano e as comemorativas. Nesse caso, elas incluem atividades de confraternização e outras ações com o objetivo de estimular os participantes ao engajamento em relação aos interesses da empresa.

Para tanto, é comum que ocorram premiações e outras formas de valorização dos profissionais que se destacaram no trabalho. O encerramento desse tipo de evento costuma ser produzido para ser inesquecível e marcante.

Esse objetivo também faz com que, normalmente, as convenções sejam realizadas em cidades turísticas ou até mesmo em pequenos cruzeiros — no caso das grandes empresas.

3. Seminários

Os seminários são caracterizados por uma sequência de atividades aplicadas por profissionais especializados. O objetivo é fazer com que os participantes desenvolvam novas capacidades e se informem sobre o tema abordado.

Como várias das outras atividades que estamos descrevendo, eles podem perfeitamente ser transmitidas ao vivo.

Outra característica marcante é que nos seminários ocorrem debates seguidos de exposição, discussão e conclusão, mas sem o objetivo de chegar a conclusões definitivas. Como a informação parte de uma única fonte (o especialista), não existe muito espaço para pontos de vista diferentes do que está sendo exposto.

Na exposição, o profissional fornece as informações de que os participantes precisam para possibilitar a reflexão e a discussão sobre o tema. A discussão ocorre entre grupos formados pelos presentes que, em seguida, também farão uma exposição temática, para, ao final, serem apresentadas as conclusões.

Uma característica importante é que esses eventos costumam seguir uma metodologia mais elaborada. Isso ocorre porque, nesse caso, estamos falando de um encontro com o objetivo de fazer uma análise e interpretação de fenômenos e/ou dados vistos sob um ângulo científico, experimental e humano.

Por isso, é necessário seguir alguns passos como:

• Determinação do problema a ser trabalhado;
• Definição de onde surgiu o problema e as hipóteses a serem trabalhadas;
• Escolha do tema;
• Desenvolvimento do tema;
• Elaboração de um plano de pesquisa;
• Definição de fontes de referência a serem utilizadas;
• Realização da pesquisa sobre o tema;
• Elaboração do conteúdo para o evento.

4. Workshops e oficinas

Workshops são semelhantes a cursos, mas com uma característica bem marcante que fica evidente ao traduzir o termo, que tem significado de: “oficina”. Ou seja, nesses eventos corporativos os participantes interagem intensamente.

Há uma exposição inicial de conteúdo, seguida de uma discussão, de uma prática em grupos (por isso o nome de oficina), e uma etapa de conclusão.

Assim, há uma vivência que é muito útil e eficiente nos treinamentos pessoais, pois o conhecimento é absorvido por meio da experiência conjunta, o que facilita a fixação do conteúdo. Esse formato não costuma ser usado com grandes grupos e é muito comum que seja aplicado em projetos de consultoria, por exemplo.

Workshops podem durar um ou dois turnos de 4 horas, por isso, é preciso que sejam bastante dinâmicos e programados intervalos — que ajudam a relaxar, promover integração e networking. Para isso, é importante encontrar um local com um ambiente propício para essas pausas e não apenas para a oficina.

Uma dica importante para esse tipo de evento é deixar os assuntos mais robustos para o início, quando os participantes estão mais descansados.

Se você estiver organizando um workshop com cobrança de ingressos, é essencial caprichar na divulgação do evento, que precisa ser voltada para o público específico que possa ter interesse no tema.

Assim como no caso dos outros tipos de evento, também é fundamental pensar no pós-encontro. Para a maioria deles você pode enviar certificados, o que costuma atrair o público universitário, já que necessitam de conteúdos complementares para cumprir a carga horária da graduação.

5. Roadshows (eventos on the road)

Road se traduz por estrada. Portanto, roadshow pode ser entendido como uma exposição itinerante. Suas características se assemelham às dos workshops, mas eles se diferenciam justamente porque os roadshows são realizados na forma de um circuito, percorrendo vários locais diferentes.

Normalmente eles possuem um período de duração mais curto. Como no caso do RD on the road, que percorreu 11 cidades brasileiras.

Confira agora mesmo o nosso case de sucesso: RD on the Road: como trazer ainda mais valor aos patrocinadores e expositores.

É um modelo muito eficiente do ponto de vista promocional, permitindo apresentações segmentadas e muito próximas do público que se pretende atingir. Podem ser usados para, por exemplo, promover uma atração turística, capacitando agentes de viagem e operadores de turismo em relação ao empreendimento.

Necessariamente, eles não ocorrem como atividades isoladas. Uma empresa pode programar um circuito de demonstrações em feiras e centros comerciais, por exemplo: uma organização que venda cosméticos tem a opção de usar esse modelo para demonstração de seus produtos em shoppings de várias cidades.

Nesse caso, os produtos seriam demonstrados e experimentados, podendo incluir miniaulas sobre maquiagem, por exemplo.

Para o sucesso desse tipo de evento, considere que ele precisa de fato ser um show. Estamos falando de uma exposição que, mesmo que inclua a transmissão de algum tipo de conhecimento, costuma ter forte foco promocional.

6. Simpósios

Os simpósios são eventos corporativos que ocorrem com a presença de um moderador. Ele tem a função de apresentar os convidados, que, necessariamente, são especialistas nos temas abordados, além de, como o nome sugere, moderar a explanação sobre o assunto.

Em seguida, o público pode participar enviando perguntas para cada um dos convidados. O moderador as escolhe e formula para que os especialistas respondam diretamente a plateia, como se estivessem sendo entrevistados pelo moderador.

O ponto central de um simpósio é o debate de um tema por parte dos oradores, mas de forma expositiva, ou seja, cada um expondo o seu ponto de vista, não há propriamente uma discussão direta entre eles — como em uma mesa-redonda, por exemplo.

Uma curiosidade sobre o termo simpósio é que ele surgiu na Grécia antiga. Na época, se caracterizava por diálogos intelectuais que ocorriam depois de banquetes. Isso ocorria enquanto escravos faziam apresentações para entretenimento em um evento regado a bebida — no grego, sympotein significa “beber junto”.

Esse tipo de evento é muito usado pelas universidades como forma de transmitir conhecimento de pesquisadores que são referência na sua área de conhecimento. Em todos os casos, não costumam ser muito longos, apenas o suficiente para a transmissão de informações bem específicas.

7. Mesa-redonda

Como já adiantamos no tópico anterior, a mesa redonda se diferencia dos simpósios pela ocorrência de um debate entre os especialistas convidados. No mais, ocorre da mesma forma, ou seja, há um moderador, uma exposição com tempo limitado de cada especialista sobre o tema e, ao final, um debate entre eles.

Também são respondidas perguntas dos participantes, mas no mesmo formato, com um debate direto.

Devido a essa característica a participação do moderador é muito mais importante. Ele precisa articular bem os temas de debate, estimular a participação de todos e manter um clima de descontração sem perder um tom que provoque reflexão e o máximo aprofundamento possível.

Assim, o aproveitamento é muito maior. Obviamente, isso também depende da qualidade dos participantes.

8. Feiras

As feiras de negócios são eventos corporativos que reúnem várias empresas expondo seus produtos, serviços ou até projetos inovadores para um público específico. No caso da Concrete Show, por exemplo, o maior encontro da construção civil da América Latina e o 2° maior do mundo, eram mais de 300 espaços de exposição.

Esses eventos possuem objetivos e regras bem definidas. Em muitos casos, não é permitida a comercialização durante sua execução, pois o objetivo é exclusivamente de fazer contatos — o que sempre é a principal intenção de uma feira comercial. Um objetivo que tem sido facilitado com a utilização do coletor de contatos.

Como o layout é organizado na forma de stands de exposição, é muito importante se preocupar com o formato do espaço. Os organizadores fornecem um ambiente padrão e a empresa expositora o utiliza conforme preferir — dentro das regras estabelecidas.

Existem empresas especializadas em montagem de stands, sendo que alguns são bastante sofisticados. Obviamente, isso faz grande diferença na presença e na imagem que a empresa transmite.

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Paralelamente ao espaço de exposição, costumam ocorrer palestras, congressos e outros eventos. Muitas empresas promovem ações no próprio stand, como demonstrações de produto em horários específicos e outras iniciativas com o objetivo de atrair o público.

Esse é um ponto determinante no sucesso de participação. Sem um atrativo que crie um diferencial, as pessoas podem passar no corredor e não se sentirem estimuladas a visitar o stand.

Além disso, a equipe precisa estar treinada sobre como agir e, em muitos casos, os expositores contratam artistas e modelos para o trabalho. São distribuídos materiais gráficos, brindes e sacolas. É lógico que a localização e o tamanho do espaço também precisam ser adequados.

Ficar em um local muito escondido, pequeno ou grande demais, pode causar uma impressão ruim e dificultar a atração dos participantes.

Feiras funcionam muito melhor quando é feito um trabalho prévio, convidando clientes e potenciais clientes, enviando cupons para retirada de brindes ou participação em sorteios e outras ações que atraiam visitantes.

A Mega Artesanal, maior e mais importante feira de artesanato da América latina, é um bom exemplo da importância de trabalhar com objetivos definidos na organização de eventos.

9. Treinamentos e cursos

Os treinamento e cursos também fazem parte do conceito de eventos corporativos. No caso de treinamentos estamos falando de um processo de curto prazo. O objetivo é transmitir ou reciclar em relação a um determinado conhecimento ou prática.

Assim, são abordados temas específicos e procura-se desenvolver habilidades ou atitudes relacionadas à execução de tarefas — costumando envolver a otimização desses procedimentos.

Pode ser, por exemplo, um treinamento de admissão, onde os novos colaboradores de uma empresa são informados e treinados para desenvolver suas atividades de rotina. Mas também podem ser usados para formação e reciclagem e endomarketing.

O comum é que ocorram durante apenas alguns dias ou divididos em etapas, mas algumas empresas promovem longos treinamentos quando se tratam de operações complexas.

Os cursos costumam ser usados como sinônimos de treinamentos, mas para sermos mais específicos podemos diferenciá-los considerando que abordam temas mais abrangentes.

Ou seja, o objetivo não está limitado a algumas tarefas necessárias ao trabalho em uma função específica, mas envolve o conhecimento relativo a área de conhecimento que engloba o tema proposto.

Em um treinamento de um auxiliar administrativo, por exemplo, é necessário que ele saiba dos procedimentos necessários para a emissão de uma nota fiscal, usando o sistema adotado pela empresa.

Já em um curso, o mesmo profissional precisa aprender sobre emissão de notas fiscais, independente do sistema adotado por uma empresa específica.

Os cursos também costumam ser mais teóricos, embora não excluam totalmente a prática. Pode ser indicado tanto para pessoas sem nenhum conhecimento sobre o assunto (cursos básicos), como para quem deseja se aprofundar (cursos de especialização).

Aproveitando que estamos falando a respeito desse tipo de diferenciação, vale a pena descrever dois conceitos que comumente são confundidos, relativos a tipos diferentes de cursos e treinamentos, os de capacitação e os de qualificação.

Veja as características de cada um:

Qualificação

Qualificado é aquele que está apto a exercer uma função. Envolve experiência, escolaridade e os cursos de formação. A qualificação é uma medida de quão apto está o profissional para desenvolver seu trabalho e entregar um bom resultado.

Capacitação

Capacitar é fornecer o conhecimento que um profissional qualificado precisa para exercer seu trabalho em contextos mais específicos. É uma forma de desenvolver novas habilidades e aprimorar outras, visando uma atuação mais pontual.

Por exemplo, um administrador de empresas com experiência em empresas de tecnologia, é qualificado para gerenciar uma, mas pode precisar de capacitação adicional para trabalhar com gestão da inovação.

10. Palestras

Palestras são eventos de curta duração, de uma ou duas horas, que abordam temas relevantes para os participantes através de um especialista. Podem ter caráter de palestra motivacional, comportamental ou instrutivo. Porém, não permitem aprofundamento.

Comumente são usadas para despertar o interesse em um assunto ou para cumprir objetivos bem específicos, como aumentar o entusiasmo para realização de uma tarefa — no caso das motivacionais.

Muitas vezes elas não estão diretamente ligadas a atividade desempenhada pelos participantes na empresa, podem abordar direitos e deveres, questões éticas, práticas ou até qualidade de vida.

É muito comum que ocorram como atividades em eventos maiores, como congressos e feiras. Além disso, também são oferecidas por entidades e associações com a participação de várias empresas.

11. Conferências

Para fechar nossa lista de eventos corporativos, temos as conferências. Elas funcionam como reuniões com a participação de especialistas de reputação para debaterem determinado assunto. Normalmente, elas são conduzidas por um presidente de mesa: o conferencista.

Ele recebe perguntas formuladas por escrito pela plateia e atua como moderador, definindo quais serão direcionadas aos expositores e, muitas vezes, reformulando a enunciado. Isso ocorre porque nem sempre as questões estão suficientemente claras e pertinentes ao tema.

O que determina o sucesso dos eventos corporativos?

Independentemente do tipo de evento que você esteja realizando, existem alguns procedimentos e ações importantes a serem tomadas. O principal é o desenvolvimento de um planejamento bem elaborado.

Dependendo do público a que ele é direcionado e dos seus objetivos estratégicos, é preciso descrever cada uma das tarefas de execução necessárias à realização do encontro. Elas precisam estar dispostas em ordem cronológica e devem estar atribuídas a uma pessoa responsável.

Também é importante definir um orçamento, uma estratégia de divulgação (mesmo que seja voltado para o público interno), e um plano B, para o caso de alguma coisa sair errada.

Isso é determinante porque qualquer atividade que fuja da rotina está mais sujeita a imprevistos e, no caso dos eventos, eles têm dias e horários marcados, o que impede de protelar atividades para o dia seguinte se algo estiver faltando, por exemplo.

Esse contexto reforça a necessidade de treinar a equipe de organização. Quanto mais informados e preparados eles estiverem, mais você otimiza resultados, evita imprevistos e maior é a capacidade de resolver problemas de última hora.

Além disso, a maioria dos eventos incluem especialistas nos temas abordados. Ser criterioso na escolha de bons profissionais é fundamental para o sucesso do encontro e, em muitos casos, minimiza qualquer pequeno problema que ocorra em outros pontos.

Esperamos que tenha tirado todas as suas dúvidas sobre os tipos de eventos corporativos e que tenha ficado claro que existe flexibilidade nos formatos. Eles podem ser híbridos e combinados entre si, promovendo mais entretenimento e uma melhor experiência de participação. Para saber como combiná-los, é fundamental:

• Persona;
• Programação;
• Infraestrutura do local.

Esses são os três primeiros passos para saber qual tipo de evento escolher.