Confira como divulgar um evento corporativo!

Saber como divulgar um evento corporativo é fundamental para que a iniciativa tenha sucesso e atinja seus objetivos. Se sua empresa pretende executar essa tarefa por conta própria em vez de contratar uma agência de comunicação, é melhor pegar a caneta e o papel e começar o planejamento das estratégias.

Ao contrário do que muitos pensam, divulgar um evento não é tão fácil quanto parece, como fazer uma simples postagem no Facebook. Muito mais do que isso, o processo de divulgação envolve uma série de delimitações e procedimentos que visam atrair o público-alvo a comparecer à atividade.

Neste post, explicamos para você o passo a passo de como promover um evento corporativo, apontando as melhores formas e estratégias.

Planeje a divulgação do evento

Planejar a divulgação do evento é uma das etapas mais importantes. Na verdade, essa parte ocorre junto com a própria organização da atividade. É preciso que as pessoas saibam onde, quando e em qual horário vai acontecer, não é mesmo?

Tão importante quanto é deixar claro quais são os propósitos do evento, o que é necessário para participar, quais serão as principais atrações, etc. Todas essas informações são decididas na etapa do planejamento e devem estar bem definidas para serem divulgadas.

Além disso, dependendo das dimensões, é necessário que o período de difusão seja realizado com bastante antecedência — meses antes, por exemplo. Veremos a seguir outros elementos primordiais que fazem parte do planejamento da divulgação.

Cronograma de divulgação

Elaborar um cronograma ajuda a organizar as etapas e a direcionar as estratégias. Ter as ideias sintetizadas na mente não é o suficiente: lembre-se de detalhar no papel as ações e os prazos, assim, você não tem chances de se perder.

O cronograma deve abranger, inclusive, o pós-evento. Afinal, a comunicação posterior à atividade visa informar aqueles que não puderam comparecer, repercutindo o que de melhor aconteceu, e consolidar positivamente a imagem da empresa organizadora.

Orçamento

O conhecimento exato do orçamento disponível para a divulgação do evento é a base para as escolhas das estratégias, como em quais meios de comunicação divulgar e como fazer isso. Quem trabalha na área de marketing sabe que, geralmente, o orçamento para esse tipo de atividade é escasso. Nesses casos, não adianta esperar por um milagre, o importante é ter criatividade.

Metas

Projetar metas também faz parte do planejamento. Essa ação contribui para que os meios sejam bem definidos e os resultados alcançados. Uma comunicação sem objetivo pode ser desenvolvida de maneira equívoca e comprometer a divulgação do evento.

Defina o público-alvo

O público-alvo do evento precisa estar bem delimitado e claro, tanto para os organizadores, como para a equipe de divulgação. Média de faixa etária, hábitos de consumo, preferências de lazer e profissões são alguns dos indicadores que podem te ajudar nesse processo.

Esses dados são primordiais para traçar o perfil dos potenciais participantes e adotar as melhores estratégias de comunicação para persuadi-los de ir ao evento, incluindo principalmente o onde e o como divulgar.

O onde diz respeito aos meios e aos canais de comunicação (que veremos no próximo tópico) nos quais as mensagens serão enviadas. Já o como se refere às formas escolhidas para a divulgação (o uso da linguagem, o tom dos enunciados, etc.).

Por exemplo: num evento organizado por uma empresa para adolescentes de determinada comunidade, a divulgação feita por meio de jornais impressos tende a não ser efetiva para atrair tal público. Nesse caso, as redes sociais são opções mais adequadas.

Escolha os meios e os canais de comunicação 

A escolha dos meios e canais de comunicação deve ser feita a partir do público-alvo, seja ele externo ou interno, e com base no orçamento disponível. Seguem a seguir algumas possibilidades para ambos os públicos.

Público externo

O público externo é composto por pessoas que não trabalham na empresa. Os meios de comunicação selecionados para a divulgação precisam estar de acordo com os potenciais participantes. Algumas opções são:

• jornais e revistas
• e-mail marketing
• redes sociais (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, etc.)
• blogs
• convites impressos
• cartazes
• faixas
• outdoor
• indoor
• flyer

Público interno

Já o público interno é formado pelos colaboradores da própria empresa. Para divulgar o evento no interior da corporação, os canais possíveis são:

• e-mail marketing
• jornal mural
• revista interna
• cartazes
• reunião entre colaboradores
• adesivos
• intranet

Divulgue as informações de maneira correta e completa

Todas essas dicas apresentadas até aqui são vãs se as informações sobre o evento não forem difundidas de maneira correta e completa. Data, horário e local são dados que não podem faltar em hipótese alguma no material de divulgação, para que o interessado se programe e compareça à atividade.

Atrações

Apresentar as atrações do evento consiste em uma estratégia importante para enriquecer a divulgação. É o tipo de informação que desperta interesse nas pessoas em participar da atividade.

Seja criativo e ouse

Um trabalho de divulgação diferenciado é aquele que é ousado e criativo. Portanto, se você quer chamar atenção para o seu evento, pense fora da caixa. Para te dar um insight, confira algumas sugestões.

Campanhas

As campanhas são instrumentos que, além de divulgar o evento, fomentam a interação entre as pessoas. Com o advento das redes sociais da internet, essa estratégia é um bom caminho para esse trabalho, na medida em que a interação faz com que os convidados se sintam participantes da atividade.

Vídeos

A comunicação por meio de vídeos também pode ser uma excelente alternativa para o seu trabalho de divulgação. O conteúdo audiovisual, de um modo geral, possui grande impacto e pode atrair muito mais pessoas para o seu evento. 

Parcerias

Realizar parcerias com grupos e instituições é outra ótima possibilidade, pois eventos cuja comunicação é realizada por meio de vínculos entre entidades têm mais chance de reunir grandes públicos.

Agora que você já sabe um pouco mais como divulgar um evento corporativo, está na hora de colocar as mãos na massa, utilizar essas dicas e caprichar na criatividade. Lembre-se: planejamento, definição do público-alvo, escolha dos meios e canais de comunicação e ousadia são os elementos muito úteis nessa tarefa.

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