Como gerir seu tempo, mesmo com muitas funções?

Desempenhamos diversos papéis em nossas vidas, cada um com uma série de tarefas recorrentes e projetos a serem realizados. Somos mães, estudantes, donas de casa, colaboradoras em empresas. Cada uma dessas áreas precisa do nosso compromisso para que as coisas não saiam do trilho.

Conciliar a vida pessoal com a profissional é um desafio, mas algumas estratégias de gestão de tempo podem ajudar a manter a rotina em ordem. Esses recursos são ainda mais importantes quando iniciamos uma nova empreitada, como reformar o apartamento ou organizar uma grande festa. Outra vantagem é que nos destacamos no ambiente de trabalho e ficamos conhecidos por nossa organização.

Neste artigo, você vai conhecer as principais dicas para que as 24 horas do seu dia sejam suficientes para realizar tudo o que precisa e garantir aquela sensação de dever cumprido antes de dormir. Confira!

Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo

Fuja daquele papo de ser multitarefa! Às vezes, nos pegamos dizendo que conseguimos fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas a verdade é que isso nem sempre é possível. Quando não priorizamos ou terminamos uma atividade antes de partirmos para outra, criamos um contexto perfeito para o surgimento da ansiedade.

Nosso cérebro só consegue fazer uma coisa de cada vez. Por isso, se ficarmos trocando o foco da nossa atenção o tempo todo, o cansaço mental pode chegar mais cedo. Isso não significa, no entanto, que você deve terminar uma tarefa trabalhosa de uma só vez.

Esse tipo de pendência, na verdade, pode ser dividido em pequenas metas, o que facilita sua administração, gera motivação e permite visualizar a evolução do projeto. Se você decidiu preparar um jantar um especial, mas também precisa fazer uma compra online, por exemplo, não misture as coisas. Finalize uma tarefa antes de partir para a outra.

Para não cansar muito e manter a produtividade, é importante fazer intervalos. Assim como a ideia de ser multitarefa não funciona na prática, pessoas que dizem não precisar de intervalos não são necessariamente produtivas.

As pausas são importantes para arejar a cabeça e renovar o foco depois de uma sessão de trabalho — que deve durar cerca de 50 minutos. Depois desse tempo, faça um intervalo com aproximadamente dez minutos.

Liste as tarefas por ordem de prioridade

Para escolher o que deve ser concluído primeiramente, defina prioridades. Geralmente, as tarefas têm prazos de entrega e são cruciais para o desenvolvimento de outras etapas de um projeto.

Também é importante diferenciar o que é urgente daquilo que é importante. Apesar de parecidas, trata-se de características diferentes. Uma dica prática para descobrir tarefas prioritárias é listar quais delas você faria se tivesse a metade do tempo que na verdade tem.

Utilize planilhas ou aplicativos

Para gerenciar tarefas e compromissos, é possível utilizar ferramentas digitais, aplicativos ou até a tradicional combinação entre papel, caneta e agenda. Tudo vai depender do que fica melhor para você. Ao adotar esses recursos, existem duas questões básicas:

• as tarefas não devem ir para a agenda, mas sim para uma lista;
• tarefas são diferentes de projetos.

A agenda é destinada aos compromissos com hora e local definido. As tarefas não devem ser colocadas nela, pois não têm tais características definidas. A melhor forma de classificá-las é por prioridade.

Em uma planilha, utilize cores para separar as atividades mais importantes das demais C alguns aplicativos têm opções na configuração que permitem isso. No Trello, as cores das etiquetas são boas opções. Outros bons aplicativos são: Todoist e Evernote.

Nessas ferramentas, você também consegue visualizar seu progresso conforme marca como “feita” alguma tarefa. Assim, é possível monitorar sua evolução. Se estiver organizando um evento, alguns apps específicos podem ser uma mão na roda.

Fuja da procrastinação

Faz parte da nossa biologia querer economizar energia, evitar o cansaço e deixar as coisas para depois, principalmente quando se trata de atividades desagradáveis. Para fugir da procrastinação, é fundamental mudar a mentalidade de que determinadas tarefas são “chatas”: em geral, elas são necessárias para alcançarmos o que queremos.

Quando a vontade de deixar algo para depois bater, vale a pena lembrar-se do seu propósito. Por que é preciso fazer isso? Outra forma de não adiar uma tarefa é não pensar muito nela, mas simplesmente começar a resolvê-la. Às vezes, imaginamos que vai ser ruim e penoso fazer algo — mas, depois que começamos, a perspectiva muda.

Conforme você cria esse compromisso, consegue manter um ciclo virtuoso, pois passa a exercitar a disciplina. A dica anterior, de dividir uma atividade em pequenas partes, também funciona bastante. Lembre-se do ditado popular que diz para comermos um elefante aos poucos (e não de uma vez).

Delegue as tarefas

Nem toda tarefa precisa ser feita por você. Em muitos casos, recomenda-se contar com a ajuda de outras pessoas para tocar um projeto e, assim, otimizar o trabalho. Por isso, vale a pena se perguntar: “apenas eu posso fazer isso?”.

Quando se trata de projetos pessoais, familiares de confiança podem ajudar bastante — principalmente se você precisa dividir seu tempo entre vida pessoal e trabalho.

Defina deadlines

Tão importante quando definir as prioridades é saber até quando uma tarefa precisa ser finalizada. Por isso, estabeleça um prazo e não deixe de segui-lo. É preciso tomar cuidado, no entanto, com a vontade de alterar o deadline. Se você não levá-lo a sério, pode cair na roda de procrastinação e ter um acúmulo de tarefas.

Isso acaba gerando bastante ansiedade e compromete a evolução do seu projeto. No caso do planejamento de eventos, a procrastinação e o descumprimento de prazos podem significar prejuízos financeiros e um resultado diferente daquele esperado.

Agora você já conhece as principais dicas para fazer uma boa gestão de tempo e tocar seus projetos com tranquilidade. Antes de tudo, defina prioridades, seja organizado e conte com um bom sistema de gerenciamento de tarefas, que pode ser uma planilha ou aplicativo. 

Além disso, adotando boas práticas (como evitar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo e estabelecer prazos), você consegue concluir o que é necessário sem comprometer o equilíbrio entre vida pessoal ou profissional e evitar o estresse. 

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